نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

لازم است تا به طور دقیق با اتوماسیون اداری آشنا شوید به همین جهت ابتدا سراغ تعریف اتوماسیون رفته ایم و سپس اتوماسیون اداری و وظایف آن را بازگو نموده ایم جهت کسب اطلاعات با ما همراه شوید.

اتوماسیون چیست؟

تعریف اتوماسیون را اینگونه بیان می‌کنیم که اتوماسیون یا (automation) که از دو کلمه تشکیل شده automatic و operation است که مفهوم آن خودکار بودن عملیات است. حال به تعریف اتوماسیون اداری می پردازیم

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یا همان Office Automation، به سیستم اطلاعاتی گفته می شود که بر مبنای کامپیو‌تر است کارایی این سیستم در جمع‌ کردن اطلاعات، ثبت و ذخیره آن ها و انجام پیامک های الکترونیک در یک مجموعه است. این عمل به راحتی با سهولت و همچنین یکپارچه صورت می گیرد.

وظایف اتوماسیون اداری

وظایف مهم نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به سه بخش تقسیم می شود که این سه بخش نظیر؛ ذخیره اطلاعات، تبادل داده ها و مدیریت داده ها است که در متن زیر به طور کامل آن ها را شرح داده ایم.

ذخیره اطلاعات

نخستین قسمت کاری سیستم اتوماسیون اداری است. ثبت و ذخیره اطلاعات در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به بخش های همانند ثبت فرم ها و مستندات اداری مربوط می شود. از طریق این بخش می توان به کاربرد داده ها نیز در انجام ویرایش نمودن فایل ها و یا تصاویر کمک گرفت.

تبادل داده ها

نمونه‌ ای نظیر پست الکترونیکی از موارد ابزار انتقال الکترونیکی داده ها محسوب می شوند. این انتقال انجام تبادل اطلاعات در بین افراد مختلف را ممکن می سازد که یک سیستم‌ نشان دهنده انجام مشارکت در اتوماسیون اداری است.

مدیریت داده‌ ها

همانطور که می دانید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب جهت پیگیری نمودن داده‌ ها در بلند مدت و کوتاه مدت بکار گرفته می شود. به طور مثال جهت طرح‌ های مالی، هزینه‌ های بازاریابی و…

این سیستم از طریق برنامه های زمانی در انجام معادلات منابع و زمان بندی الکترونیکی و پروژه‌ ها نقش دارد و به خوبی به نظارت و کنترل آن ها می پردازد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

قابلیت انجام کلیه فعالیت های اداری در همه وقت و بیرون از محل کار

با استفاده نمودن از اتوماسیون اداری از اتلاف وقت جلوگیری نموده اید.

به میزان چشمگیری از مکاتبات کاغذی در سازمان پایان می دهید.

کلیه اطلاعات اعم از اسناد و سوابق در حجم کم‌ و با امنیت بالایی نگهداری می شود که در صورت لزوم و مراجعه به آن ها می توان به راحتی دسترسی داشت.

در ثبت کردن هر نوع اطلاعات و مدارکی امکان اشتباهات را به حداقل می رسانید.

با استفاده کردن از سیستم اتوماسیون اداری در کسب و کار ها مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم می شود.

امکان مشاهده نتایج مرحله ای برای مراجعه کننده گان و اطلاع از پیشرفت کار خود و همچنین اطلاع کامل از نواقص پرونده خود و اقدام جهت رفع هرگونه کمی و کاستی

قابلیت تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ ها

اصراف نکردن در مصرف کاغذ

و...

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شامل بخش های مختلفی است؛

دبیرخانه

بخش اصلی در اتوماسیون اداری همان دبیر خانه است. دبیرخانه از فرآیند های نظیر ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بخش بایگانی تشکیل شده است. فعالیت های که در این بخش انجام می گیرد اسکن کردن، وارد نمودن اطلاعات، پیگیری نامه های دریافتی و… است.

فرم ساز

در این قسمت بخش انجام طراحی های فرم‌ سازمانی و گردش آن‌ ها انجام می شود. عواملی مانند ثبت اطلاعات و نگهداری و همچنین بازیابی اطلاعات فرم ها در اتوماسیون اداری به خوبی مدیریت می شود.

مدیریت جلسات

بخش‌ بعدی اتوماسیون اداری مدیریت جلسات است که وظیفه آن در پیگیری و برگزاری جلسه ها تنظیم، ثبت، نگهداری و... است. مدیریت جلسات از تقویم کاری و قرار های کاری تشکیل شده است.

پورتال مکاتبات برون سازمانی

این بخش در راستای طرح تکریم ارباب رجوع است با وجود بستر های ارتباطی مختلف جهت کاهش هزینه ها، تسریع در ارائه خدمات و…، باید پیگیری فعالیت های اداری در خارج از محیط کاری را ضروری دانست. پس قابلیت رد گیری مکاتبات در محیط خارج از سازمان این گونه فراهم می شود.

آرشیو الکترونیک

با توجه به تعداد مشتریان و گذشت زمان در طولانی مدت حجم اطلاعات و مدارک ها بیشتره می شود و یک سازمان نیاز اساسی به ابزاری برای بایگانی خواهد داشت. سیستم های اتوماسیون این بخش را داراست و در صورت جستجو و دستیابی به این اطلاعات آرشیو می توان به راحتی به اطلاعات لازم دست پیدا کرد.

فواید یکپارچه سازی اتوماسیون اداری با سایر نرم افزار ها درون سازمان

با این عمل (یکپارچه سازی) عملکرد کسب و کار شما بهتر می شود این فواید در کسب و کارها عبارتند از:

قابلیت خودکار سازی فرآیند های هر مجموعه

 بهره وری بیشتر در سازمان

سرعت بالا در انجام فعالیت ها و جلوگیری از اتلاف وقت

انعطاف پذیری بیشتر جهت خودکار سازی فرآیندها

روند کاری بهتر کارکنان در بخش های مختلف مجموعه

قابلیت مدیریت کردن متمرکز کلیه سیستم های سازمان

و...

اهمیت یکپارچه سازی اتوماسیون اداری در چیست؟

بزرگ ترین چالشی که هر کسب و کاری جهت انجام خودکار سازی فرآیندهای خود با آن روبرو می شود ادغام کردن نرم افزار ها مختلف در یک سازمان است. سیستم اتوماسیون اداری باید قابلیت ادغام با سایر ابزارها را داشته باشد ابزارهایی نظیر؛ نرم افزار های بازاریابی ایمیلی و سیستم سی آر ام.

یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری اهمیت بسیار زیادی دارد و به عنوان یک ابزار مؤثر در بهبود کارایی و عملکرد سازمان‌ها شناخته می‌شود. این پروسه به معنای ترکیب و هماهنگ‌سازی فرآیندهای مختلف اداری و استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های اتوماتیک برای مدیریت اطلاعات و داده‌ها است. در زیر به برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری اشاره می‌شود:

• بهبود کارایی: یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری باعث کاهش زمان مصرفی در انجام فعالیت‌ها و فرآیندهای مختلف می‌شود. این کاهش زمانی باعث افزایش تولید و ارتقاء بهره‌وری کارکنان می‌شود و منجر به افزایش کارایی سازمان خواهد شد.

• دسترسی آسان‌تر به اطلاعات: با یکپارچه‌سازی اطلاعات و داده‌ها، کارکنان و مدیران به سرعت و به‌صورت آسان به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری دسترسی پیدا می‌کنند. این کاهش نیاز به جستجوی زمان‌بر در اطلاعات، کمک می‌کند تا فرآیندها به طور کلی بهبود یابند.

• دقت و صحت بیشتر: اتوماسیون اداری به طور خودکار از دقت و صحت بیشتر در انجام فرآیندها و کاهش خطاها نسبت به انجام دستی فرآیندها بهره‌مند است. این امر باعث افزایش اعتماد به اطلاعات و تصمیم‌گیری‌ها می‌شود.

• کاهش هزینه‌ها: انجام فرآیندها به‌طور اتوماتیک و یکپارچه‌سازی اداری منجر به کاهش نیاز به منابع انسانی و جلوگیری از هدررفت هزینه‌های مرتبط با فرآیندها می‌شود. همچنین، انتقال به سمت کارآیی و اقتصادی‌تر در اجرای فعالیت‌ها ممکن می‌شود.

• تصمیم‌گیری بهتر: از طریق دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز، مدیران قادر به ارزیابی بهتر عملکرد سازمان هستند و تصمیم‌گیری‌های مناسب‌تری انجام می‌دهند. این امر منجر به بهبود روند برنامه‌ریزی و راهبردی سازمان خواهد شد.

• افزایش رقابت‌پذیری: سازمان‌هایی که به اتوماسیون اداری توجه می‌کنند و فرآیندهایشان را بهینه‌سازی می‌کنند، به راحتی می‌توانند بازار رقابتی را تسلط بیشتری پیدا کنند و در مقابل رقبای خود قدمت برتری داشته باشند.

یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری باعث بهبود کلی سازمان می‌شود، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، به کارکنان اجازه می‌دهد بیشتر روی وظایف استراتژیک تمرکز کنند و سازمان را برای موفقیت در محیط رقابتی بیشتر تجهیز می‌کند.

باید بدانید که نحوه یکپارچه سازی در نرم افزار CRM در هر نوع کسب و کاری با کسب و کار دیگر متفاوت است پس ما نیاز به یک پلتفرم مناسب و انعطاف پذیر داریم که به صورت استاندارد و منعطف عمل کند. و این چنین باعث روند بهبود فعالیت ها در سازمان شویم یکپارچه سازی اتوماسیون اداری در پیش بردن فعالیت ها را دست کم نگیرید تا اینگونه گام بلندی در راه موفقیت بردارید و به توسعه سازمان خود کمک کنید.