اتوماسیون اداری چیست و کاربرد آن در کدام بخش های کسب و کار دیده می شود برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید چیتاک را تا انتهای این مقاله همراهی کنید.
اکثر کسب و کار ها سرعت بخشی در انجام فعالیت ها را یک راهکار مناسب برای رسیدگی به تمامی امور در طول روز می دانند اگر شما نیز این چنین می اندیشید تا انتهای مقاله با ما همراه شوید. زمان یک عامل مهم در زندگی روزمره هر فرد است که متاسفانه در طول روز بخش زیادی از آن صرف انجام رسیدگی به درخواست ها می شود. که می توان با وجود اتوماسیون اداری در کسب و کار ها زمان خود را مدیریت کرد و به تمام کار ها در طول روز رسیدگی نمود. برای توضیح و درک بیشتر این عنوان به تعریف و کارایی اتوماسیون اداری چیست در متن زیر پرداخته ایم.
اتوماسیون اداری چیست و کاربرد آن در کسب و کار ها
اتوماسیون اداری به سیستم اطلاعاتی که بر پایه رایانه و سیستم است گویند کارایی این سیستم اطلاعاتی جمع آوری و ثبت کلیه مستندات موجود در سازمان ها است. به اتوماسیون اداری خودکار سازی اداری نیز می گویند. اهمیت کارایی از سیستم اتوماسیون اداری به این جهت است که در انجام فعالیت ها با توجه به ابزار ها و قابلیت های که دارد به صورت راحت و ساده انجام امور مدیریت اداری و بخش های دیگر سازمان را فراهم می سازد. روش کار اتوماسیون اداری دیگر همانند سابق نیست و به صورت دستی انجام نمی شود و تمامی بخش ها را اعم از برنامه ریزی جلسات، مدیریت برنامه های کاری و... را پوشش می‌دهند.
چرا اتوماسیون اداری از اهمیت بالایی در کسب و کار ها برخوردار هستند؟
بهتر است اکنون که با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید به بررسی این سوال نیز بپردازیم، می توان اینگونه عنوان نمود که اتوماسیون اداری با توجه به کارایی که دارد در کاهش امور های تکراری و آزاد سازی انرژی سازمان به شما کمک بسیاری می کند اما باید بدانید که فقط به این دلیل و مزایای مهم نیست که اتوماسیون اداری اهمیت دارد بلکه این سیستم اطلاعاتی در رفع نیاز های سازمان نیز کمک بسیاری می کند.
منظور از رفع نیاز های سازمان نیاز هایی از قبیل؛ انجام نشدن فعالیت ها در اسرع وقت، نیاز همیشگی به حضور فیزیکی افراد در بخش های مختلف برای انجام فعالیت ها، دسترسی پیدا نکردن سریع و راحت به اطلاعات مربوطه در اسرع وقت، همچنین دسترسی پیدا نکردن به کلیه اطلاعات از مسافت های دور، انجام نشدن کار ها و قطع فرآیند ها به دلیل غیبت فرد مسئول، تمام شدن مهلت کاری برای انجام هر فعالیت، اعتماد و اطمینان کافی برا شفافیت هر موضوع و کاری در صورت وجود اتوماسیون اداری، نبود شاخص های کافی مناسب جهت انجام ارزیابی، پیشرفت نکردن در انجام فعالیت های سازمان و سردرگمی در امور.
اتوماسیون اداری از چه بخش های تشکیل شده است؟
سیستم اتوماسیون اداری دارای بخش های بسیاری است که در ادامه بخش های مربوط به این سیستم اطلاعاتی را شرح داده ایم.
دبیرخانه
بخش مهم و اصلی سیستم اتوماسیون اداری همین قسمت است، در این بخش انجام امور مهم قبیل فعالیت های ثبت کردن نامه ها، ارجاع دادن، کارتابل پرسنل و بایگانی صورت می گیرد.
همچنین در این قسمت عملیات های مهمی از جمله ورود اطلاعات و گردش کاری، ارسال نامه ها، امضا و... انجام می شود. باید این موارد را نیز بدانید که ابزار های به کار گرفته در این بخش اسکنر، فکس مودم، چاپگر و... هستند.
فرم ساز و موتور گردش فرم
همانطور که می دانید فقط یک نامه مستند سازمان نیست و باید از قالب فرم ها نیز جهت انجام مکاتبات و مستندات استفاده نمود و یک بخش مهم در اتوماسیون اداری این بخش محسوب می شود. به بیان دیگر می توان وظیفه اصلی این بخش را طراحی کردن فرم های سازمانی عنوان نمود. همچنین ثبت این عوامل، حفظ آن ها و بازیابی اطلاعات در آن ها در اتوماسیون اداری ممکن است.
مدیریت جلسات و ساماندهی
برنامه ریزی کلیه جلسه ها، قرار های مهم و دیگر قرار های کاری و عوامل مربوط به جلسات ک پیگیری آن ها توسط این بخش انجام می شود که یک بخش موثر در مدیریت یک مجموعه است.
در این بخش می توان تاریخ، روز و ساعت یک قرار کاری مهم را ثبت نمود و جهت برگزاری و پیگیری آن از این بخش استفاده کرد.
آرشیو الکترونیک
با رشد مجموعه در طول ماه و جمع شدن تعداد زیادی از مستناد یک مجموعه به قسمت مهمی که نیاز داریم آرشیو است که تمامی اطلاعات مجموعه را به درستی در تاریخ مقرر ثبت و حفظ کنید تا در صورت نیاز به هر اطلاعاتی به موقع به آن ها درستی پیدا کرد. علاوه بر آن نظم کاملی که این قسمت به مجموعه می دهد را نمی توان نادیده گرفت.
کارتابل آفلاین و پرتال برون سازمانی نیز از دیگر بخش های مهم اتوماسیون اداری هستند که در پروتال برون سازمانی انجام کار ها با هزینه های کم به شما کمک بسیاری می کند و در کارتابال آفلاین جهت دسترسی آنلاین در مناطق آفلاین است که دسترسی کامل با سرعت بالا امکان پذیر باشد.
می توان بخش های جدید اتوماسیون اداری را نیز که شامل بخش های؛ صندوق پیام کوتاه، ارسال پیامک، فکس اینترنتی و... نام برد.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری (Office Automation) به معنای استفاده از فناوری اطلاعات و سیستم‌های نرم‌افزاری برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری در یک سازمان است. استفاده از اتوماسیون اداری دارای مزایای بسیاری است که می‌تواند به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها کمک کند. برخی از مزایا و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری عبارتند از:توسعه سریع‌تر عملیات: با استفاده از نرم‌افزارهای اداری، فرآیندهای کاری سازمان را به سرعت انجام دهید. این به افراد اجازه می‌دهد به موارد مهم‌تر و بحرانی‌تر تمرکز کنند.
کاهش خطاها: استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان یک پایگاه داده مرکزی اطلاعات به کاهش خطاها و اشتباهات انسانی کمک می‌کند. اطلاعات دقیق‌تر و به روزتری فراهم می‌کند.
بهبود تدوین و مشارکت: امکان تدوین همزمان سند‌ها و اشتراک اطلاعات بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند. این می‌تواند به تسهیل مشارکت و تعامل بین افراد کمک کند.
اداره بهتر وظایف: سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند به شما کمک کنند تا وظایف و پروژه‌های مختلف را به ترتیب اولویت بندی کرده و پیگیری کنید.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه: استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولاً منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود، زیرا نیاز به پیمانکاری دستی و فرآیندهای کاغذی کاهش می‌یابد.
ارتقاء ارتباطات و ارتباطات: از طریق نرم‌افزارهای ارتباطی مانند ایمیل و نرم‌افزارهای تبادل پیام، ارتباطات داخلی و خارجی بهبود می‌یابد و تبادل اطلاعات آسانتر می‌شود.
مدیریت بهتر سند‌ها و اسناد: استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد به شما اجازه می‌دهد تا اسناد را به طور سازمان‌یافته و دسترسی آسانتر به آن‌ها داشته باشید.
کاهش فضا و محافظت از محیط زیست: با کاهش نیاز به چاپ و نگهداری اسناد فیزیکی، می‌توان مصرف کاغذ و انرژی را کاهش داد و برای محیط زیست بسیار مفید است.
پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های استراتژیک: دسترسی به داده‌های دقیق و به موقع از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری به افراد مدیریتی کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری انجام دهند.
ستفاده از اتوماسیون اداری بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا با چالش‌ها و رقبا رقابت کنند.
سخن پایانی:در این مقاله سعی کردیم شما را با عنوان اتوماسیون اداری چیست و کاربرد های آن در کسب و کار ها آشنا سازیم و با استفاده از تجربیات خود عوامل مهم در این متن را ذکر نماییم.
نکته حائز اهمیت در این مطلب این است که می توان با استفاده نمودن از این سیستم اطلاعاتی یک کسب و کار منظم با سرعت بخشی مناسب در انجام فعالیت های کسب و کار خود داشته باشیم.
از اینکه ما را تا انتهای این مطلب همراهی نموده اید از شما سپاس گذاریم کاربران گرامی جهت ثبت درخواست های خود، خرید محصولات مورد نظر و یا کسب اطلاعات بیشتر می توانید با سی آر ام (crm) ابری چیتاک ارتباط بگیرید و با بررسی شرایط کاری خود توسط مشاوران متخصص ما بهترین انتخاب را برای مجموعه خود داشته باشید.
اتوماسیون اداری چیست ؟