سامانه تیکتینگ چیست و چطور استفاده کنیم؟

سامانه تیکتینگ چیست؟ با توجه به این مسئله که امروزه در  کسب‌ و کار ها از راه ارتباطی تلفن بیشتر استفاده می شود و تماس های زیادی گرفته می شود بیشتر مشتریان از طریق این ارتباط سوالات خود را در خصوص نوع خدمات و یا محصولات مطرح می کنند و انتظار پاسخ شفاف و دقیق را نیز دارند که با توجه به قابلیت های موجود در سیستم تیکتینگ می توان هر نوع پاسخ و پرسشی را به آسانی پاسخگو بود.

مورد بعدی در خصوص کسب و کار ها امروزه این مسئله است که هر کسب و کاری برای پیشرفت و توسعه خود نیاز به فروش بیشتر دارد و برای این فروش نیز باید ابتدا به جذب مشتری و یا حفظ مشتریان فعلی پرداخت این امر فقط با جلب رضایت مشتریان در ارائه محصولات ممکن است. حال باید راهکار های رضایت یک مشتری از مجموعه را در دستور کار و اولویت قرار داد، اولین موردی که موجب جلب رضایت مشتری است در نظر گرفتن راه های ارتباطی آسان و پیشرفته و همچنین استفاده از ابزار های مدرن در مجموعه است، مورد های دیگر نوع برخورد، در نظر گرفتن تخفیفات، کیفیت محصولات و... است.

در این خصوص می توان اینگونه نتیجه گیری نمود که بهتر است یک استراتژی را در نظر بگیریم که تاثیر فراوانی بر روی رضایت مشتریان داشته باشد.

سامانه تیکتینگ چیست ؟

سامانه تیکتینگ (Ticketing System) یک نرم‌افزار یا سیستم مدیریتی است که برای مدیریت و ردیابی درخواست‌ها، مشکلات و سوالات مشتریان و کاربران استفاده می‌شود. این سامانه به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند پشتیبانی و ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند و به طور مؤثرتری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.

نرم افزار تیکتینگ به مشتریان اجازه می‌دهد تا درخواست‌ها، سوالات و مشکلات خود را با ارسال یک تیکت یا درخواست به سازمان ثبت کنند. هر تیکت شامل اطلاعاتی مانند عنوان موضوع، توضیحات جزئی‌تر، اولویت، وضعیت فعلی و تاریخچه درخواست است. سازمان سپس می‌تواند تیکت‌ها را در سیستم مدیریت کند، آن‌ها را به تیم‌های مختلف ارجاع دهد و پیگیری کند تا مشتریان را مطلع نگه دارد و به درخواست‌ها پاسخ دهد.

با استفاده از سامانه تیکتینگ، سازمان‌ها می‌توانند:

• درخواست‌ها و مشکلات مشتریان را به صورت مرتب و سازمان‌یافته دریافت و مدیریت کنند.
• پیگیری و پاسخ به درخواست‌ها را بهبود دهند و زمان پاسخگویی را کاهش دهند.
• تخصیص منابع و وظایف به تیم‌ها و افراد را ساده‌تر کنند.
• گزارشات و آمارهای مربوط به درخواست‌ها و عملکرد تیم‌ها را تهیه کنند.
• به مشتریان اطمینان بدهند که درخواست‌ها و مشکلات آن‌ها در حال پیگیری هستند.

سایر امکانات سامانه تیکتینگ:

• یکپارچه سازی
• خودکار سازی
• پیگیری درخواست های مشتریان
• امکان ارسال نمودن تیکت از طریق وب فرم‌ ها
• امکان پرسش و پاسخ سوالات
• دارای قابلیت دسته‌ بندی
• امکان اولویت بندی در تیکت‌
• قابلیت انجام امور گزارش‌ گیری
• قابلیت تنظیم و تفکیک بخش های مختلف

سامانه تیکتینگ می‌تواند در صنایع مختلف مورد استفاده قرار بگیرد، از جمله خدمات مشتریان، پشتیبانی فنی، تیم‌های IT، تیم‌های توسعه نرم‌افزار، واحدهای مالی و سایر بخش‌های سازمانی که نیاز به مدیریت درخواست‌ها و پشتیبانی مشتریان دارند.

اهمیت سامانه تیکتینگ چیست؟

ابتدای سخن را با یک مثال مرتبط جهت واضح بودن این امر آغاز می کنیم فروشگاهی را در نظر بگیرید که رشد زیادی داشته و با توجه به گستردگی آن و ایجاد شعبات دیگر نیاز به تعداد نیرو های بیشتر و همچنین مکان و محصولات بیشتر دارد. با رشد کسب و کار های شرکتی نیز نیاز های شرکت برای برقراری ارتباط با مشتریان و همچنین حفظ مدرن بودن مجموعه در جهت رضایت مشتریان بیشتر می شود و این امر ضروری است که یک کانال یا پلتفرم اختصاصی در جهت پشتیبانی نمودن و همچنین ارائه دادن خدمات به مشتریان در نظر گرفت. اهمیت استفاده از این نرم افزار نیز در اینجا مشخص می شود که یک فرد نمی تواند پاسخگوی سریع سوالات مشتریان از طریق راه های سنتی باشد و وقت و انرژی زیادی را باید به هدر دهد پس بهتر است جهت امور عملیاتی در یک مجموعه از نرم افزار تیکتینگ مدرن استفاده نمود تا این چنین علاوه بر راحتی و آسانی کار ها و جلوگیری از اتلاف وقت رضایت مشتریان را نیز در پاسخگویی سریع و دقیق جلب نمود.

سیستم تیکتینگ چگونه عمل می کند؟

سیستم تیکتینگ (Ticketing System) یک نرم‌افزار یا سیستم مدیریتی است که برای ردیابی، مدیریت، و پیگیری تقاضاها یا تیکت‌های مشتریان یا کاربران استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا درخواست‌ها، مشکلات، پیشنهادات و سوالات مشتریان را به صورت سازمان‌یافته و کارآمد مدیریت کنند. عملکرد یک سیستم تیکتینگ به شرح زیر است:

• درخواست مشتری: مشتریان و کاربران می‌توانند درخواست‌های خود را از طریق مختلف ارتباطی از جمله تلفن، ایمیل، وب‌سایت یا پلتفرم‌های مختلف ارسال کنند. این درخواست‌ها معمولاً شامل مسائل فنی، سوالات محصول، یا مشکلات خدماتی هستند.

• ایجاد تیکت: هر درخواست ارسالی از طریق مشتریان به سیستم تیکتینگ به عنوان یک "تیکت" ثبت می‌شود. هر تیکت شامل اطلاعاتی مانند موضوع، اولویت، توضیحات درخواست، و شناسه یکتایی برای شناسایی تیکت است.

• تخصیص به کارشناس: تیکت‌ها بر اساس نوع مسئله، اولویت و دسته‌بندی مشخص به کارشناسان یا تیم‌های مختلف ارجاع داده می‌شوند. این کارشناسان مسئول پیگیری و حل تیکت‌ها هستند.

• پیگیری و حل تیکت: کارشناسان برای حل هر تیکت توسط مشتری، اقدامات لازم را انجام می‌دهند و در تیکت‌ها به صورت مکرر وارد شده و وضعیت آنها را به‌روز می‌کنند. این فرآیند ممکن است شامل ارتباط با مشتریان، جستجوی اطلاعات، اعمال تغییرات، و رفع مشکلات فنی باشد.

• اطلاع‌رسانی به مشتری: هنگامی که یک تیکت حل شود یا به سوال مشخصی پاسخ داده شود، سیستم تیکتینگ به مشتری اطلاع‌رسانی می‌کند تا مشتری از وضعیت درخواست خود آگاه شود.

• 
  

• گزارش‌دهی: سیستم تیکتینگ قابلیت ایجاد گزارش‌های متنوعی از عملکرد تیم‌ها، زمان‌بندی حل تیکت‌ها، و وضعیت مشتریان را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها به مدیران و کارشناسان کمک می‌کنند تا عملکرد خود را بهبود دهند.

سیستم تیکتینگ معمولاً در سازمان‌های خدماتی و پشتیبانی مشتریان، تیم‌های IT، و سازمان‌هایی که با تعداد زیادی تیکت و درخواست مشتری روبرو هستند، استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به بهبود ارتباط با مشتریان، افزایش کارآمدی، و پیگیری دقیق‌تر تیکت‌ها کمک می‌کنند.

چگونه از یک نرم افزار تیکتینگ انتظار تحول و تغییر زیاد در کسب و کار را می توان داشت؟

نرم افزار تیکتینگ با عمل پشتیبانی بهتر و جلب رضایت مشتریان می تواند به پیشرفت مجموعه کمک فراوانی کند، سرعت در پاسخگویی در نرم افزار crm دقیق را برای همگان فراهم می کند.

حفظ کردن مشتریان و ارتقا در تصویر برند

با توجه به قابلیت های نرم افزار تیکتینگ و استفاده آن از راهکار های مفید می توان از وجود هر نوع اتفاق ناگواری برای تخریب تصویر برند جلوگیری نمود و مشتریان خود را از دست نداد.

از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند

با توجه به اینکه هیچ نوع خرابی و نگهداری در سیستم تیکتینگ وجود ندارد و کارکنان برای حل هر نوع خرابی باید زمان زیادی را از دست بدهند می توان عنوان نمود که این سیستم از هدر رفتن وقت و سرمایه جلوگیری می کند‌.

چگونه متوجه شویم که به سیستم تیکتینگ نیاز داریم؟

اگر مجموعه شما وقت زیادی را صرف پاسخ به درخواست‌ های مشتریان می کند و نیمی از درخواست ها همیشه بدون پاسخ و با تعلل زیاد همراه هستند و شما نیز برای اطمینان خاطر بیشتر از حل مسائل و جلوگیری از وقت و انرژی کارکنان وجود یک سرویس مفید را ضروری می دانید ما سیستم تیکتینگ را به شما پیشنهاد می کنیم.

سخن پایانی

کلیه مشاغل و کسب و کارها با درخواست‌ های بسیاری در زمینه های پشتیبانی، انتقاد، پیشنهاد، سوالات متداول و... رو برو هستند. هدف از طراحی سیستم تیکتینگ در نرم افزار سی آر ام نیز همین است که پاسخگوی تمامی این موارد در جهت جلب رضایت و خشنودی مشتریان باشد. زمانی که در اسرع وقت به پرسش یک مشتری پاسخ دهید مشتری احساس خوشایندی دارد چرا که به او اهمیت داده و به موقع پاسخگوی درخواست ها و سوالات او شده اید. از طرف دیگر باید در نظر داشت که دیگر با راه های سنتی نمی توان پیش رفت و زمان خود را فقط صرف انجام سوالات کرد سیستم تیکتینگ یک سیستم پیشرفته و مفید است. این سیستم امکان تبدیل کلیه درخواست‌ ها به تیکت را دارد و می تواند با اولویت بندی آن ها  به بررسی و پیگیری راحت تر رسید. این مسئله در خصوص قسمت های پشتیبانی سازمان به شما کمک ویژه ای می کند. جهت کسب اطلاعات بیشتر و ثبت نمودن درخواست های خود با ما ارتباط بگیرید.