گزارش kpi چیست؟ شاخص‌ کلیدی عملکرد

گزارش kpi چیست؟ عملکرد کلیه امور در یک شرکت چگونه و از چه راهی قابل اندازه‌ گیری است؟ فعالیت کلیه کارکنان به طور صحیح در حال انجام است؟ آیا فعالیت های کارکنان نتیجه های مطلوبی برای شرکت به همراه دارد؟

پاسخ تمام این سوالات را در این مطلب مطالعه نمایید.

هنگامی که شما به یک جلسه کاری در یک شرکت مدرن بروید به طور شک با کلمه KPI روبرو می شوید، سوال ابتدایی و به وجود آمده در این خصوص این است که چرا در ابتدا سخنان بیان نمودیم که در جلسه کاری شرکت مدرن این واژه را می شنوید؟ پاسخ این است که KPI ها در شرکت های مدرن بیشتر حضور دارند چرا که می توان از طریق نرم افزار منابع انسانی آنها را ایجاد و  به راحتی به موفقیت رسید.

kpi چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI که مخفف عبارت Key Performance Indicator است را می توان اینگونه تعریف کرد که یک متغیر قابل اندازه گیری است.

عملکرد این متغییر در نمایش دادن چگونگی رسیدن به اهداف یک شرکت است.

به دنبال این عملکرد یک شرکت در جهت ارزیابی موفقیت و رسیدن به آن از KPI استفاده می کند. از KPI ها می توان در چندین سطح در یک شرکت استفاده نمود به بیان واضح تر KPI با سطح بیشتر می تواند در عملکرد کلی یک شرکت موثر باشد و در سطح کم نیز می تواند بر روی فعالیت های شرکت نظیر بخش فروش محصولات، تیم بازاریابی، استفاده از منابع انسانی و... اثر گذار باشد.

نقش KPI در یک شرکت بسیار مهم است به طوری که می توان با آن موارد مربوط نرسیدن به موفقیت، نقاط قوت و یا ضعف یک شرکت را شناسایی نمود و شرایط ایده آل تری برای موفقیت در نظر گرفت. عملکرد کارکنان در رسیدن به اهداف را ارزیابی نمود.

همچنین جالب است بدانید که KPI ها ابزار مهمی در انجام تصمیم گیری های مفید در شرکت نیز هستند. آن ها مسائل دشوار و سخت را به صورت کامل مدیریت نموده و به مسائل کوچکتر برای حل کردن تبدیل می کنند.

گزارش kpi چیست؟

گزارش KPI به معنای گزارش Key Performance Indicators یا شاخص‌های عملکرد کلیدی است. KPI ها شاخص‌های مهمی هستند که برای اندازه‌گیری عملکرد یک سازمان، تیم یا پروژه استفاده می‌شوند. گزارش KPI به معنای ارائه اطلاعات و داده‌های مرتبط با این شاخص‌های عملکرد است تا مدیران و تصمیم‌گیران بتوانند عملکرد سازمان یا تیم را ارزیابی و پیگیری کنند.

مزایا و ویژگی‌های گزارش KPI عبارتند از:

• اندازه‌گیری عملکرد: این گزارش‌ها به مدیران اطلاعاتی در مورد عملکرد فعلی سازمان یا تیم ارائه می‌دهند و اجازه می‌دهند تا این عملکرد را با اهداف و استانداردهای تعیین شده مقایسه کنند.

• تعیین راهبردها: گزارش KPI می‌تواند به مدیران کمک کند تا استراتژی‌ها و راهبردهای بهبود عملکرد را تعیین و تطبیق دهند. با تجزیه و تحلیل داده‌های KPI، مدیران می‌توانند به تصمیم‌گیری در مورد بهبود‌های لازم در سازمان بپردازند.

• تعیین اولویت‌ها: گزارش KPI به مدیران کمک می‌کند تا اولویت‌های عملکرد را تعیین کنند. با تمرکز بر روی شاخص‌های عملکرد کلیدی، مدیران می‌توانند به بهبود‌های اساسی تر تمرکز کنند.

• پیگیری پیشرفت: گزارش KPI امکان پیگیری پیشرفت در طول زمان را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها اطلاعات دوره به دوره را نمایش می‌دهند و به مدیران این امکان را می‌دهند که ببینند که آیا تغییرات و اقدامات بهبودی موثر بوده‌اند یا خیر.

• افزایش شفافیت: گزارش KPI به اعضای سازمان شفافیت عملکرد را افزایش می‌دهد. اعضا به این وسیله می‌توانند درک بهتری از عملکرد سازمان یا تیم داشته باشند.

مهمترین چیز در ایجاد گزارش KPI انتخاب و تعریف شاخص‌های عملکرد کلیدی مناسب و اهداف مشخص برای آنها است. همچنین، گزارش‌های KPI باید به شکل منظم و به‌روز تهیه و ارائه شوند تا بر اساس آنها تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام شود.

انواع شاخص‌ های کلیدی عملکرد

روند کاری در یک شرکت مدرن اینگونه است که یک تیم در جهت نوع عملکرد KPI ها مسئول تدوین استراتژی می شوند. با مطالعه و تحقیق در خصوص انواع KPI ها می توان نتیجه گرفت که تیم با تجربه بالا و با شاخص‌ های درست به شرکت کمک می کند.

به سراغ شاخص‌ های کلیدی عملکرد می رویم؛

شاخص‌ های کمی: این نوع شاخص‌ ها را می توان مستقیم‌ ترین نوع KPI ها نام برد. شاخص‌ های کمی با عدد قابل اندازه گیری است و همچنین شاخص های پیوسته و گسسته از این نوع شاخص هستند.

شاخص‌ های کیفی: 

بر خلاف شاخص های کمی این نوع از شاخص ها بر اساس خصوصیت یک فرآیند اندازه گیری شده و با اعداد و ارقام سر کار ندارند.

شاخص‌ های پیشرو: 

از این نوع  شاخص‌ ها در جهت پیش بینی برای انجام یک تغییر و اعلام نتایج فرآیند در بلند مدت استفاده می شود.

شاخص‌ های تاخیر: 

با این نوع شاخص می توان نتیجه هر فعالیت خاصی را که بر روی یک فرآیند صورت گرفته چه مثبت و چه منفی را اندازه گیری نمود.

شاخص‌ های ورودی: 

همانطور که از نام این نوع شاخص پیداست از آن در جهت اندازه گیری موارد لازم برای انجام یک فرآیند استفاده می شود.

شاخص‌ های خروجی: 

شاخص‌ های خروجی نیز با توجه به نام گذاری آن ها نوع فعالیتشان مشخص است و در اندازه گیری خروجی یک فرآیند برای آشکار شدن نتیجه مثبت و یا منفی استفاده می شوند.

شاخص‌ های عملی: 

این نوع شاخص‌ های برای  وجود فرآیند های داخل شرکت هستند و اثر بخشی آن ها در شرکت را اندازه گیری می کنند.

شاخص‌ های جهت دار: 

شاخص‌ های برای مشخص شدن جهت مثبت، ثابت و یا منفی یک فرآیند در شرکت استفاده می شود.

شاخص‌ های مالی: 

این نوع شاخص‌ ها در جهت  اندازه گیری معیار های مالی، رشد مجموعه و... استفاده می شوند و به عنوان مثال می توان kpi های مالی در اندازه گیری های سود خالص و یا ناخالص را نام برد.

اهمیت گزارش kpi چیست؟

با کمی اندیشیدن در پاسخ این سوال سریعا به جواب می رسیم که یک شرکت‌ زمانی که بدون اندازه‌ گیری شاخص کلیدی عملکرد پیش برود از نوع فعالیت خود هیچ شناختی نداشته و همانند یک راه تاریک بدون بررسی نقاط قوت و ضعف فقط در حال فعالیت است. که این نوع فعالیت بعد از مدتی رو به شکست می رود و یا ثابت بدون هیچ پیشرفتی باقی می ماند، اما در نقطه مقابل با وجود kpi ها می توان مسیر درست در جهت رسیدن به موفقیت با انتخاب معیار های درست برگزید و در بعد از گذشت مدتی به هدف مورد نظر خود رسید همچنین احساس پیشرفت در مجموعه را با طی کردن روند فعالیت ها از مسیر درست داشت. اگر از kpi در شرکت خود استفاده کنید می توانید یک هدف مشخص را برگزیده و استراتژی‌ های مرتبط و درستی در جهت ارزیابی آن ها مشخص سازید.

SMART KPI چیست؟

KPI SMART یک روش معمول برای تعریف و ایجاد شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) است. این مفهوم SMART به عنوان مخففی از پنج ویژگی مهم استفاده می‌شود که به تعریف دقیق‌تر و مؤثرتر شاخص‌های عملکرد کمک می‌کند. ویژگی‌های SMART عبارتند از:

• Specific (مشخص): شاخص عملکرد باید مشخص و واضح باشد. این به معنای آن است که باید به دقت مشخص کنید چه چیزی قرار است اندازه‌گیری شود و تعریف کنید که چه چیزی به عنوان یک KPI شمرده می‌شود.

• Measurable (قابل اندازه‌گیری): KPI باید قابل اندازه‌گیری باشد. این به معنای وجود روش یا معیار مشخصی برای اندازه‌گیری پیشرفت یا تغییر در شاخص است. شما باید بتوانید عددی یا مقداری برای این شاخص تعیین کنید.

• Achievable (قابل دستیابی): شاخص عملکرد باید قابل دستیابی باشد. این به معنای آن است که هدف تعیین شده برای KPI واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد. اگر هدف خیلی بزرگ یا غیر واقعی باشد، انگیزه کاهش می‌یابد.

• Relevant (مرتبط): KPI باید با اهداف و استراتژی‌های کلی سازمان یا تیم مرتبط باشد. این باید به تعدادی از عوامل کلانتر مانند اهداف عملکرد سازمانی و اولویت‌ها پیوند خورده باشد.

• Time-bound (محدود به زمان): شاخص عملکرد باید دارای زمان محدودی برای انجام باشد. این به معنای این است که شما باید تاریخ یا زمان مشخصی برای رسیدن به هدف KPI تعیین کنید.

استفاده از SMART به شما کمک می‌کند تا شاخص‌های عملکرد خود را به نحوی تعریف کنید که مشخص، قابل اندازه‌گیری، دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشند. این به اجرای و پیگیری مؤثرتر اهداف و استراتژی‌های سازمان کمک می‌کند و به تصمیم‌گیری‌های بهتری منجر می‌شود.

با توجه به مطالبی که در این بخش از مقاله عنوان نمودیم می توان به این مهم دست یافت که شاخص‌ های کلیدی عملکرد، در نرم افزار crm از اهمیت بالایی در جهت ارزیابی و بررسی فرآیند رخ داده در یک شرکت برخوردار اند. با کمی تحقیق و مشاوره در خصوص مطالب بالا قادر هستید تا خود به انتخاب شاخص‌ های بهتر و کارآمد تری برسید و کلیه امور رخ داده در هر بخش را در زیر نظر داشته و به موفقیت بسیار نزدیک شوید. در این خصوص کافیست تا فقط با مشاوران ما ارتباط گرفته و از آن ها در جهت بهبود روند کاری در کسب و کار خود و پیشرفت بیشتر مشاوره بگیرید.