یک چارت سازمانی در نرم افزار مدیریت مشتری crm را می توان تقریبا به شکل یک نمودار درختی، دایره ای یا شبکه ای مشابه دانست. اکثر افراد از چارت سازمانی و کارایی آن بی اطلاع هستند باید بدانید که برای کشیدن نمودار چارت سازمانی باید حتما اطلاعات لازم را داشته باشیم.
در نرم افزار مدیریت مشتری crm می توان جایگاه های شغلی هر یک از کارکنان سازمان را تعیین نمود علاوه بر آن سلسله مراتب نیز در آن تعیین می شود. با توضیح های بیشتری که در ادامه در خصوص چارت سازمانی عنوان نموده ایم به طور کامل می توانید با آن آشنا شوید.
چارت سازمانی در نرم افزار مدیریت مشتری crm
همان طور که در متن بالا نیز اشاره نمودیم در این نمودار جایگاه های شغلی با توجه به سلسله مراتب چیده می شود.
فعالیت هر کارمند با کارمند دیگر در یک سازمان متفاوت و اهمیت کارایی هر یک از آن ها با یکدیگر متفاوت است که این تفاوت ها با پوزیشن های مختلف در چارت سازمان قابل نمایش است.
می توان با مشاهده نمودن چارت سازمانی متوجه ارتباط بین کارمندان نیز بر اساس سلسله مراتب شد خود کارمند نیز باید با توجه به این نمودار به قرار گرفتن سمت شغلی خود در سازمان آگاه شده و متوجه این امر شود که در مواقع ضروری باید از سرپرست مشاوره بگیرد و به طور مستقیم با مدیر عامل صحبت نکند.
می توان چارت سازمانی در نرم افزار مدیریت مشتری crm را به طور دیگری نیز تعریف نمود؛ نموداری گرافیکی که اختیارات و ارتباطات کلیه افراد در یک سازمان را با توجه به سمت شغلی مشخص می سازد.
اهمیت وجود این چارت سازمانی در یک مجموعه چقدر است؟
با توجه به مزیت ها و روشن ساختن فواید این چارت می توان به میزان اهمیت چارت سازمانی در یک شرکت پی برد. برای اطلاع از این مزایا با ما همراه باشید.
مدیریت کردن درست منابع انسانی
این مورد از مدیریت برای سازمان هایی که کوچک تر هستند و کارمندان آن ها از تعداد محدودی شکل گرفته اند را می توان به هر شکلی که شده مدیریت نمود اما اگر این کارمندان با تعداد بالاتر و بیشتری در یک سازمان بزرگ مشغول بکار باشند مدیریت آن ها بسیار سخت و دشوار است. در این مواقع می بایست از نمودار چارت سازمانی استفاده نمود. تا به طور صحیح بتوان این مورد را مدیریت کرد.
بهتر است از این موضوع غافل نشویم که بکار گرفتن چارت سازمانی برای کسب و کار های کوچک نیز بسیار مهم است چرا که می تواند از همان ابتدا همه چیز را به صورت کامل و بر طبق اصول پیش برد پی نتیجه میگیریم برای مدیریت بهتر هر کسب و کاری در هر شکل و اندازه ای به این چارت سازمانی نیاز دارد.
با توجه به تعداد بالای کارکنان در یک کسب و کار بزرگ می توان با طراحی چارت سازمانی متوجه این امر شوید که دقیقا چه تعداد کارمند در شرکت خود دارید و وظایف آن ها به چه صورت است.
ایجاد نظم در سازمان
پیش تر عنوان نمودیم که طراحی چارت سازمانی موجب می شود تا یک شرکت از تعداد کارمندان خود و وظایف آن ها آگاه شود و این چنین کلیه اعضای یک مجموعه با جایگاه های شغلی هر کدام از افراد آشنا شوند و اگر مسئله و موردی در شرکت رخ دهد هر فرد زیر دست به سراغ سرپرست خود برای حل مشکل برود و نیازی نباشد که مستقیم با مدیر عامل صحبت کند و زمان یک مدیرعامل صرف این موارد شود. پس اگر بخواهیم به زبان ساده تر عنوان کنیم باید بگوییم که به کمک نمونه چارت سازمانی در یک مجموعه می توان کلیه اتاق ها، سمت ها، و وظایف کاری هر فرد را مشخص کرد و اینگونه تمام امور را به صورت کنترل شده پیش برد.
با صورت گرفتن این موارد می توان یک نظم کامل با طراحی چارت سازمانی در مجموعه خود ایجاد نمود، این نظم داشتن مزایای بسیاری به دنبال دارد که در متن زیر به آن ها پرداخته ایم.
با وجود چارت سازمانی در نرم افزار مدیریت مشتری crm دیگر می توان برنامه ریزی های راحت تری را برای کارمندان پیش بینی کرد. این مورد نیز به این دلیل است که مدیرعامل به راحتی می تواند فقط با مشاهده بر چارت سازمانی کلیه افراد مشغول بکار در مجموعه را زیر نظر گرفت و برای هریک از آن ها برنامه مختلفی را تعیین نمود.
ارتباط های کاری باید کاملا منظم باشند و هیچ گاه نباید یک فرد حسابدار انتظار داشته باشد که کارکنان بدون هیچ دلیلی برای افزایش حقوق به آن مراجعه کند.
منظم بودن باعث می شود تا افراد از سردرگمی و هرج و مرج به دور باشند و این امر موجب افزایش بازدهی افراد می شود.
اهمیت طراحی چارت سازمانی برای نیروهای جدید
اهمیت چارت سازمانی برای کارمندان جدید بیشتر است چرا که یک کارمند قدیمی ممکن است با کلیه وظایف و سمت ها آشنایی داشته باشد اما یک فرد تازه وارد از این موارد کاملا بی اطلاع است و نمی داند باید مشکلات خود را با چه کسی درمیان گذاشته و از چه کسی دستور بگیرد
طراحی چارت سازمانی برای نیروهای جدید در یک سازمان بسیار اهمیت دارد و تأثیرگذاری زیادی در عملکرد و تعاملات آن‌ها دارد. در زیر توضیحاتی در مورد اهمیت طراحی چارت سازمانی برای نیروهای جدید ارائه شده است:
شفافیت سازمانی: چارت سازمانی سازمان را به یک نمودار گرافیکی تبدیل می‌کند که وظایف و مسئولیت‌ها را برای هر بخش و واحد از سازمان نشان می‌دهد. این اطلاعات به نیروهای جدید کمک می‌کند تا مرزهای مشخصی بین واحدها و بخش‌ها را بفهمند و به شفافیت در سازمان ایجاد کنند.
ارتباطات بهتر: چارت سازمانی نقش اساسی در تسهیل ارتباطات درون سازمان دارد. نیروهای جدید می‌توانند از طریق چارت سازمانی به سادگی شناخته و ارتباط با افراد و واحدهای مختلف را برقرار کنند.
تعیین مسئولیت‌ها: چارت سازمانی به نیروهای جدید کمک می‌کند تا مسئولیت‌ها و وظایف خود را در سازمان متوجه شوند. این موضوع از اهمیت زیادی برای تنظیم و مدیریت کارهای روزمره آن‌ها برخوردار است.
تصمیم‌گیری‌های بهتر: نیروهای جدید با داشتن دانشی کامل از چارت سازمانی، می‌توانند تصمیم‌های بهتری در خصوص اولویت‌ها و اهداف سازمان بگیرند. آن‌ها می‌توانند بفهمند که کدام واحد چه نقشی در دستیابی به اهداف ایفا می‌کند.
انطباق با فرهنگ سازمانی: چارت سازمانی همچنین به نیروهای جدید کمک می‌کند تا با فرهنگ و ارزش‌های سازمانی آشنا شوند. این امر اهمیت زیادی برای انتخاب مطابق با اصول و اهداف سازمان است.
افزایش بهره‌وری: با آشنایی بهتر نیروهای جدید با ساختار و عملکرد سازمان، انتظار می‌رود که بهره‌وری کاری افزایش یابد. آن‌ها می‌توانند به بهترین نحو ممکن در فرآیندها و پروژه‌های مختلف سازمان مشارکت کنند.
به طور کلی، طراحی چارت سازمانی به نیروهای جدید ابزاری قدرتمند ارائه می‌دهد تا به سرعت در سازمان تطابق یابند، عملکرد بهتری داشته باشند و نقش و مسئولیت‌های خود را در سازمان به بهترین شکل ایفا کنند. این به تدریج به تعامل مؤثر و موفقیت فردی و سازمانی کمک می‌کند.
برای طراحی چارت سازمانی به چه نکاتی توجه کنیم؟
طراحی چارت سازمانی یک فرآیند مهم در مدیریت سازمان است و برای انجام این کار به نکات زیر باید توجه کنید:
هدف‌گذاری: ابتدا باید هدف و مقصد طراحی چارت سازمانی را مشخص کنید. این ممکن است شامل بهبود تنظیم سازمانی، بهبود شفافیت، بهینه‌سازی عملکرد، یا تغییرات در ساختار سازمانی باشد.
شناخت دقیق سازمان: برای طراحی چارت سازمانی نیاز است که به دقت و بطور کامل ساختار و عملکرد فعلی سازمان را بفهمید. این شامل تعیین واحدها، وظایف و مسئولیت‌ها، نقش‌ها و روابط بین اعضای سازمان می‌شود.
تعیین سطوح سازمانی: نیاز است تا تعداد و سطوح سازمانی (مثلاً مدیر عامل، مدیران ارشد، مدیران میانی، کارکنان عادی و غیره) را مشخص کنید و نقش هر سطح را تشخیص دهید.
تعیین وظایف و مسئولیت‌ها: برای هر واحد و سطح سازمانی، باید وظایف و مسئولیت‌ها را به دقت تعیین کنید. این اطلاعات باید واضح و شفاف باشند.
تعیین سلسله مراتب: باید سلسله مراتب سازمانی را به طور کامل و دقیق مشخص کنید. یعنی که چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد و کی کارها را تصویب می‌کند.
استفاده از نمادها و سمبل‌ها: در چارت سازمانی می‌توانید از نمادها و سمبل‌ها استفاده کنید تا ارتباطات و روابط را به نمایش بگذارید. مثلاً مستطیل برای واحدها و خطوط برای روابط.
نظر به آینده: هنگام طراحی چارت سازمانی، به نیازهای آینده و تغییرات ممکن در سازمان نیز توجه کنید تا چارت قابل تطابق با تغییرات باشد.
تبادل نظر و بازخورد: نهایتاً، پس از طراحی اولیه چارت سازمانی، آن را با اعضای کلیدی سازمان به اشتراک بگذارید و بازخورد آن‌ها را دریافت کنید. این کار به بهبود نهایی چارت کمک می‌کند.
بررسی و به‌روزرسانی مداوم: چارت سازمانی باید به روز باقی بماند و با تغییرات در سازمان تطابق داشته باشد. بنابراین، باید آن را به صورت دوره‌ای مرور کرده و به‌روزرسانی نمایید.
توجه به موارد حقوقی و مقررات: در طراحی چارت سازمانی، به موارد حقوقی و مقررات مرتبط با سازمان نیز توجه کنید تا تمامی مشکلات حقوقی و مالی در نظر گرفته شوند.
طراحی چارت سازمانی یک فرآیند مهم و زمان‌بر است که نیاز به دقت و تحلیل دقیق دارد. این کار به تنظیم بهتر سازمان، افزایش بهره‌وری و شفافیت سازمانی کمک می‌کند.
با طراحی چارت سازمانی می توان به افراد جدید در شرکت موقعیت های هر کارمند را یاد آور شد و اختیارات آن ها را عنوان کرد.
سخن پایانی
با توجه به مطالب ذکر شده در خصوص چارت سازمانی می توان اینگونه عنوان نمود که بدون استفاده از نمونه چارت سازمانی نمی‌توان تشخیص داد چه کسی باعث ایجاد مشکل در سازمان شده است، هرج و مرج ها بیشتر و افراد سردرگم می شوند و هیچکس از سمت دیگری آگاه نیست پس برای حل مشکل مستقیم به مدیرعامل مراجعه می کنند و با اینکار باعث می شوند که مدیرعامل از فعالیت های مهم خود عقب بماند. پس نتیجه می گیریم که طراحی این چارت بسیار مهم و اثر بخش در انجام فعالیت ها در یک شرکت است.
جهت کسب اطلاعات بیشتر و یا ثبت درخواست های خود با چیتاک ارتباط بگیرید.
