۲۳ ویژگی مهم نرم افزار خدمات پس از فروش

زمانی که ارائه گارانتی توسط شرکت شما جهت توزیع محصولات در اختیار باشد، برای راحتی، اطمینان خاطر و بالا بردن دقت در کارها و ارتباط گرفتن دقیق با مشتريان نياز به گارانتی و نرم افزار خدمات پس از فروش داريد.

نحوه کارکرد اين سيستم به این صورت است که  پس از داشتن گارانتي برای ارائه در محصولات و سريال نامبر برای تمام محصولات در سيستم ذکر شده است و زمانی که محصولی برای انجام گارنتي به شرکت آورده شود با استفاده از همین سريال نامبر شناسايي می شود و تاريخ فروش آن محصول به مشتري و گارانتی های تعلق گرفته به آن مشخص می شود. به این ترتیب محصول پورد نظر وارد سيکل خدمات می شود و سپس به طور خودکار وارد مرحله بعدی شده و در کارتابل شخص مسوول قرار می گيرد.

در این مرحله باید بدانید که قابلیت ارسال پيام کوتاه و اطلاع رسانی دقیق در هر مرحله به خریدار اعلام می شود. قابلیت های دیگر نرم افزار گارانتی نظیر؛ گزارش گیری از هزينه‌هاي صورت گرفته، کار کارشناسان مربوطه، سوابق خدمات ارائه شده توسط مرکز به هر مشتري و انجام خدمات در بازه‌هاي زماني خاص و... است.

امکانات نرم افزار خدمات پس از فروش و گارانتی

• قابلیت دریافت اطلاعات محصول مورد نظر

• ثبت نمودن مشخصات دقیق کارکنان مراکز خدمات پس از فروش

• امکان انجام گروه بندی و کد گذاری خدمات قابل ارائه به مشتریان

• قابلیت تعریف خدمات مختلف و تعمیرات در مرکز های خدمات پس از فروش

• ارتباط گرفتن با سیستم سریال و ردیابی کردن محصول خود

• ثبت نمودن ورقه ورود محصول با تمامی مشخصات اعم از زمان دقیق، تحویل گیرنده و...

• قابلیت انجام تفکیک در موارد گارانتی و غیر گارانتی

• قابلیت صدور ورقه درخواست محصول از انبار

• توانایی ارجاع

• قابلیت انجام صورت حساب

• قابلیت ثبت نمودن سوابق مراجعه با سریال محصول و خریدار

• قابلیت ارسال خودکار نتیجه فعالیت ها به صورت پیام کوتاه

• دارای شماره رهگیری و اعلام آن به مشتری

• ارائه دادن گزارشات مختلف همانند: گزارشات مدیریتی در قالب های متفاوت به صورت لیست، نمودارهای آماری و گرافیکی و …

• امکان چاپ کردن گزارشات در کلیه بخش ها و نیز ارسال در قالب پست الکترونیک

• ارائه دادن صورت حساب به خریداران و سرویس کاران

• کنترل وضعیت گارانتی کالا و زیر مجموعه کالا، در کلیه مراحل ارایه ی خدمات

• امکان صدور فاکتور گارانتی و فاکتور در نرم افزار خدمات پس از فروش

• امکان ثبت قطعات تعمیری و یا تعویض محصول

• امکان بررسی سوابق و ثبت اطلاعات جدید با استفاده از شماره کارت گارانتی

• امکان ثبت اتوماتیک تاریخ و زمان مراجعه مشتریان

• امکان دریافت گزارش عملکرد مراکز خدمات پس از فروش در بازه های زمانی قابل تعریف

• توانایی پیگیری وضعیت محصول از طریق وب سایت برای مشتریان

اهمیت نرم افزار گارانتی برای خدمات یا کالا های شما چقدر است؟

 امروزه با توجه به پیشرفت فناوری خرید زیاد مشتریان از محصولات متنوع و همچنین سود آوری بسیار مدیران کسب و کارها، بایگانی نمودن اطلاعات مربوط به محصولات مورد نظر که مشتریان آن ها را خریداری کرده اند به شیوه قدیمی و دستی دیگر منسوخ شده است.

این روش یک روش غلط و دردسر سازی بود به این دلیل که در این روش ضمانت نامه های ثبت شده ممکن بود به راحتی از بین برد و یا در ثبت این ضمانت نامه ها اشتباهی صورت گرفت که این موضوع کسب و کارها را دچار مشکل بسیار می کرد. اما  زمانی که با سیستم های مختلف دارای تجهیزات مخصوص جانبی و بسته های نرم افزار خدمات پس از فروش کار کنید. به راحتی قادر هستید تا بسیاری از ضمانت نامه های مختلف را به صورت دقیق، کامل و راحت به ثبت برسانید.

همچنین نرم افزار گارانتی به شما این امکان را می دهد تا به کلیه اطلاعات و جزئیات دقیق در رابطه  با ضمانت نامه نظیر مشخصات فردی مشتری (نام مشتری) ، زمان دقیق خرید، تاریخ انقضا گارانتی، شرایط موجود ضمانت نامه و... دسترسی راحت و آسان داشته باشید.

علاوه بر موارد ذکر شده شما امکان این قابلیت را دارید که فیلترهای اعلان را برای ضمانت های منقضی شده تنظیم کنید تا با این روش قادر باشید اتمام زمان گارانتی کالا ها و خدمات مربوط به آن را به خریداران خود اطلاع بدهید که بتوانید در صورت نیاز مشتری آن را به صورت مجدد تمدید نمایید.

استفاده کردن از نرم افزار خدمات پس از فروش چه سودی برای کسب و کار ها دارد؟

استفاده از نرم افزار خدمات باعث میشود تا اطلاعات ثبت شده سریعتر و دقیق تر در اختیار مشتریان قرار بگیرد که باعث سرعت بخشیدن به امور میشود. نرم افزار گارانتی باعث میشود تا خدماتی که پس از گارانتی به مشتریان داده میشود ساده تر باشد. و شرکت ها میتوانند در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنند تا زمان را به گونه ای خریداری کرده باشند. و اینکه میتوانند نحوه کار کردن خود با اطلاعات مشتریان را بهبود داده و راحت تر کار کنند با این اطلاعات،داده های ثبت شده در نرم افزار باعث میشود تا شرکت های که در حال استفاده از این سیستم میباشند بتوانند تجارت خود را مورد ارزیابی قرار دهند و کسب و کار خود را بهبود ببخشند.

استفاده از نرم‌افزار خدمات پس از فروش (نیز به عنوان نرم‌افزار CRM خدمات مشتریان شناخته می‌شود) برای کسب و کارها مزایای مهمی دارد که می‌تواند بهبود و ارتقاء خدمات مشتریان و مدیریت ارتباط با آنها را فراهم کند. مهم‌ترین مزایا عبارت‌اند از:

• بهبود تجربه مشتری: با استفاده از نرم‌افزار خدمات پس از فروش، شما قادر خواهید بود بهترین تجربه را برای مشتریان خود ایجاد کنید. اطلاعات مشتریان و تاریخچه تعاملات آنها در دسترس شما قرار می‌گیرد، این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا به نیازها و ترجیحات مشتریان بیشتر پاسخ دهید و سطح رضایت آنها را افزایش دهید.

• پیگیری موثر مشتریان: با استفاده از این نوع نرم‌افزار، می‌توانید به مشتریان خود پیام‌ها و ایمیل‌های شخصی‌سازی شده ارسال کنید و درخواست‌ها و سوالات آنها را پیگیری کنید. این به شما کمک می‌کند ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنید و احتمال تکرار خرید آنها را افزایش دهید.

• بهبود کیفیت خدمات: با استفاده از نرم‌افزار خدمات پس از فروش، شما می‌توانید فرآیندهای خدمات و پشتیبانی خود را بهبود بخشید و به موقع به نیازها و مشکلات مشتریان پاسخ دهید. این به معنای بهبود کیفیت خدمات و کاهش زمان و هزینه مورد نیاز برای حل مشکلات است.

• مدیریت بهتر تیم پشتیبانی: نرم‌افزار خدمات پس از فروش به شما امکان مدیریت بهتر تیم پشتیبانی را می‌دهد. شما می‌توانید وظایف و پرونده‌های مشتری را به بهترین شکل ممکن بین اعضای تیم تخصیص دهید و پیگیری کنید که مشکلات مشتریان به درستی حل شوند.

• افزایش وفاداری مشتریان: با ارتقاء خدمات پس از فروش و بهبود تجربه مشتری، احتمال افزایش وفاداری مشتریان به کسب و کار شما بسیار بالا می‌رود. مشتریان وفادار به طور معمول بازگشتی‌های مکرر دارند و به دیگران از تجربیات مثبت خود با کسب و کار شما گفت‌وگو می‌کنند که می‌تواند به رشد کسب و کار کمک کند.

• تحلیل دقیق و بهبود فرآیندها: نرم‌افزار خدمات پس از فروش دارای قابلیت‌های تحلیلی قوی است که به شما امکان می‌دهد عملکرد خدمات پس از فروش و عملکرد مشتریان را به دقت مورد بررسی قرار دهید. این تجزیه و تحلیل‌ها به شما اطلاعات مفیدی در مورد نقاط ضعف و قوت کسب و کارتان می‌دهد و به شما اجازه می‌دهد فرآیندها و استراتژی‌های خود را بهبود بخشید.

همان گونه که میدانید روند بررسی گارانتی محصول به این صورت است که مشتری درخواست گارانتی خود را ثبت مینماید و بعد این درخواست مورد ارزیابی توسط شرکت ارائه کننده محصول قرار میگیرید و در مرحله بعد آن بررسی میشود که درخواست مشتری در گارانتی محصول وجود دارد یا خیر.

اما گاهی زمان ها شما نمیدانید که مشتریانی که دارید درخواست گارانتی که داده اند شامل گارانتی محصول میباشد یا خیر. در این حالت شما با استفاده از نرم افزار مدیریت گارانتی  و نرم افزار خدمات پس از فروش به مشتریان میتوانید به راحتی متوجه شوید که شامل گارانتی هستند یا خیر و کار را برای شما که بخش پشتیبانی و خدمات هستید را راحت میکند و مدیریت کردن بخش خدمات با سرعت عمل بیشتر و دقت بهتر قابل انجام میشود و خیلی در زمان صرفه جویی میشود که مهمترین دلیل بر اینکه شرکتی بتواند رقابت کند با رقبای خود سرعت پاسخگویی و ارائه کردن هرچه بهتر در خدمات پس از فروش میباشد.

 امیدواریم از مطالعه این مقاله متوجه اهمیت استفاده از سیستم نرم افزاری خدمات پس از فروش گارانتی شده باشید و به کسب و کار خود رونق دهید.