برای انتخاب بهترین نرم افزار سی آر ام چه خارجی و چه ایرانی دانستن نکاتی مهم و حائز اهمیت است که می تواند شما را در رسیدن به بهترین نتایج همراهی کند. متاسفانه هستند برخی مدیران که بدون توجه به مولفه های اصلی و شکل گیرنده دربرگیرنده کلیت امکانات نرم افزاری از بین گزینه های موجود انتخابی نامطلوب دارند و انجام پروژه های سی آر ام را با شکست مواجه می سازند. در این یادداشت به بیان برخی از مهم ترین آیتم ها در انتخاب بهترین نرم افزار سی آر ام می پردازیم.
بهترین نرم افزار سی آر ام کدام است؟
در پاسخ به این سوال باید گفت که نوع طرح موضوع و پرسش در این رابطه اشتباه است.
متاسفانه یا خوشبختانه هیچ نوع نسخه یکسانی برای پیشنهاد به کسب و کارها وجود ندارد تا بر اساس آن نرم افزاری خاص به مجموعه ای پیشنهاد شود و هر یک از سازمان ها یا کسب و کارها می بایست بر اساس نیازمندی خودشان اقدام به انتخاب نرم افزار مورد نیاز کنند. به عنوان مثال نرم افزار سی آر امی که در مجموعه X مورد استفاده قرار می گیرد و بهترین نتایج را به همراه دارد ممکن است با استفاده در مجموعه Y نتایجی زیان بار به همراه داشته باشد چرا که نیازمندی ها و فرآیند های هر سازمان با سازمان دیگر کاملا متفاوت است.
همینطور می توان گفت گران بودن نرم افزار CRM به تنهایی امکان دستیبابی به اهداف از پیش تعیین شده را میسر نمی کند چرا که در بسیاری از سازمان ها استفاده از نرم افزار های فول امکانات با قابلیت های پیچیده برای سازمان ها تازه تاسیس یا بنگاههای اقتصادی کوچک علاوه بر کاهش راندمان سیستم، موجب اتلاف بودجه های مالی و انرژی سازمان می شود.
با توجه به آنچه گفته شد می توان سوال را اینگونه مطرح کرد:
بهترین نرم افزار سی آر ام برای کسب و کار من کدام است؟
برای پاسخ به این سوال کمی تامل، دو دو تا چهارتا و کاغذ چک نویس مورد نیاز است تا به برخی جزییات توجه کنیم. پس با هم به برخی پرسش های مهم پاسخ می دهیم.
- 1- چرا قصد خرید نرم افزار سی آر ام را دارم؟
- 2- چه بخش هایی از سازمان من نیاز به استفاده از سی آر ام دارند؟
- 3- چه امکاناتی برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده وجود دارد؟
- 4- چه تعداد از کارمندان از نرم افزار سی آر ام استفاده خواهند کرد؟
- 5- در حال حاضر از چه روش هایی برای راهبری سازمانم استفاده میکنم؟
- 6- آیا نیاز به یکپارچه سازی سیستم های مورد استفاده در تمامی بخش ها وجود دارد؟
- 7- چه میزان بودجه برای انتخاب نرم افزار سی آر ام در نظر گرفته ام؟
- 8- برنامه توسعه سازمان شامل چه بخش هایی می شود و چه پیش بینی هایی برای آن در نظر گرفته شده است؟
- 9- آیا کاربران استفاده کننده از نرم افزار سی آر ام تنها کارمندان رسمی سازمان را شامل می شود یا سایر افراد مرتبط با سازمان هم امکان استفاده از آن را خواهند داشت؟
- 10- چه نوع گزارشات آماری از سی آر ام می خواهم؟
- 11- آیا فرآیندهای سازمانم را طراحی کرده ام؟
- 12- عارضه های سازمانی و ارتباطی سازمانم کدام است و سی آر ام چگونه به حل آنها کمک می کند؟
- 13- میل و علاقه من به عنوان مدیر برای اجرای دقیق و موفق سی آر ام در سازمانم تا چه اندازه است؟
- 14- فرهنگ استفاده از نرم افزار سی آر ام در سازمان من وجود دارد؟
- بعد از پاسخ به پرسش های بالا راهنمای زیر می تواند شما را در دستیابی به اهداف کمک نماید.
راهنمای تشخیص و انتخاب بهترین نرم افزار CRM
به منظور اجرای هر چه بهتر پروژه های سی آر ام استفاده از زیرساخت و پلتفرم های نرم افزاری امری ضروری و اجتناب ناپذیر است و تا امروز نرم افزارهای عمومی سی ار ام بخش های زیادی از امکانات مورد نیازهای سازمان ها را در سطوح مقدماتی و متوس پوشش می دهند. اما از انجا که حرکت در مسیر رشد هیچ گاه متوقف نمی گردد احتمالا پس از گذشت مدتی و به واسطه موضوعاتی همچون توسعه ناپذیری، پشتیبانی ضعیف و یا امکانات محدود و یا هزینه های سربار و پنهان زیاد به مرور زمان در استفاده از نرم افزار خود دلسرد و خسته شوید. در این حالت بیان جمله این چه نرم افزار بدرد نخوری است چندان دور از ذهن نیست.
کمی عمیق تر به نرم افزار سی آر ام بپردازیم
نکات مهم در انتخاب نرم افزار سی آر ام که باید به آنها توجه داشته باشیم:
توسعه پذیری نرم افزار
در سوالات چک لیست در این خصوص صحبت کردیم که چه تعداد از افراد و کارمندان قصد استفاده از نرم افزار سی آر ام را دارند یا در آینده استفاده خواهند داشت؟ علت مهم پاسخ یه این پرسش آن است که برخی شرکت ها ارائه دهنده نرم افزار سی آر ام پکیج های قیمتی و امکاناتی خود را بر اساس تعداد کاربران در نظر می گیرند و به ازای هر کاربر هزینه جداگانه ای را دریافت می کنند. همچنین برخی نرم افزارها به منظور افزایش ظرفیت تعداد کاربران با مشکلاتی مواجه هستند که امکان ارائه سرئیس های فراگیر را از آنها سلب می کنند.
چه نوع زیرساختی مدنظر شماست؟ ابری، دسکتاپ اپلیکیشن یا تحت وب؟
به طور کلی چند نوع نرم افزار سی آر ام وجود دارد:
نرم افزارهایی که از طریق خرید اشتراک ماهانه یا سالانه و به صورت اینترنتی در اختیار افراد قرار می گیرند.
نرم افزارهایی که از طریق نصب در بر روی سرور شبکه داخلی قابل استفاده هستند.
نرم افزارهایی که قابلیت استفاده در شبکه داخلی و اینترنت را به طور همزمان فرهم می آورند.
در ادامه به بیان مزایا و معایب هر یک می پردازیم.
نرم افزار سی آر ام ابری
این نوع نرم افزار، یکی از جدیدترین فناوری های موجود در دنیاست که هم اکنون در اختیار افراد قرار می گیرد. امروزه شما صرفا از طریق در اختیار داشتن یک آدرس ایمیل امکان استفاده از بسیاری قابلیت های ابری مانند گوگل درایو را در اختیار شما قرار می دهد. سی آر ام ابری بر اساس امکانات و زیرساختی که در سرورهای شرکت میزبان مدیریت می شوند قابلیت استفاده در هر نقطه از دنیا و به وسیله هر نوع پلتفرمی را دارند.
مزایای سی آر ام ابری
- این نوع نرم افزار نیاز به هیچ گونه زیرساختی ندارد.
- هزینه راه اندازی آن به مراتب بسیار پایین تر از سایر پلتفرم ها است.
- دسترسی راحت از طریق هر نوع دیوایسی میسر است.
محدودیت های سی آر ام ابری
- اطلاعات بر روی سرور شرکت میزبان نگهداری می شود.
- در صورت قطع اینترنت شرکت افراد در استفاده از سی آر ام دچار مشکل خواهند شد.
- هزینه اشتراک بر اساس سیاست های شرکت ارائه دهنده تعیین می گردد.
به طور کل می توان گفت در صورتی که از زیرساخت های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری برای کسب و کار خود استفاده نمی کنید استفاده از سی آر ام ابری گزینه ای مناسب برای کسب و کار شماست.
سی آر ام دسکتاپ اپلیکیشن
این دسته از نرم افزارها صرفا بر روی سرور لوکال مجموعه ها نصب می گردد و تنها از طریق دسترسی به شبکه داخلی سازمان قابل استفاده هستند.
مزایای سی آر ام لوکال
- اطلاعات بر روی سرور داخلی ذخیره می شود.
- به دلیل عدم دسترسی بر روی فضای اینترنت امنیت بالاتری دارد.
محدوددیت های سی آر ام لوکال
- هیچ یک از افراد خارج از سازمان دسترسی به این سی آر ام ندارند.
- هزینه بالای سرور و اجرای شبکه داخلی منسجم از مهم ترین اولویت هاست.
- امکان یکپارچه سازی با برخی نرم افزارهای ابری یا تحت وب از این طریق وجود ندارد.
سی آر ام تحت وب
سی ار ام تحت وب به دسته از از نرم افزار ها گفته می شود که با نصب بر روی سرور داخلی یا هاست خارح از سازمان امکان استفاده از انها میسر است.
مزایای سی آر ام تحت وب
دسترسی پذیری در هر نقطه
دسترسی به اطلاعات سرور
محدودیت های سی آر ام تحت وب
هزینه راه اندازی نسبتا زیاد
با توجه به اطلاعات بالا دریافتید که موضوع انتخاب زیر ساخت مورد استفاده در نرم افزارهای سی آر ام تا چه اندازه حائز اهمیت است. ادامه این یادداشت را در مقالات آتی منتشر خواهیم کرد.
نحوه تشخیص بهترین نرم افزار سی آر ام