پیاده سازی مدل برنامه ریزی okr در سازمان

زمانی که در خصوص مدل برنامه ریزی okr صحبتی بیان شود اکثر افراد ابتدا به اولین چیزی که در ذهن آن ها نقش می بندد یعنی موفقیت های بی شمار okr فکر می کنند. در مقابل افرادی نیز وجود دارند که به دلیل شناخت نداشتن توانایی های OKR آن را دست کم می گیرند.

همه ما می دانیم که برنامه ریزی داشتن در طول روز چقدر به انجام تمام کار ها در اسرع وقت و راحتی ما کمک می کند.

OKR چیست؟

ابتدا به واژه انگلیسی مخفف شده او می پردازیم okr مخفف عبارت Objectives & key results است که در نوع عملکرد و کارایی که دارد می توان این چنین عنوان کرد که okr در تنظیم نمودن اهداف با مشارکت دادن اجزا های مختلف یک شرکت کارایی دارد.

می توان با مشخص ساختن اهداف اصلی سازمان ها، مشخص ساختن اهداف فردی، بررسی و ارزیابی در نتایج یک okr خوب تنظیم نماییم. بهتر است این سه مورد حیاتی و مهم را در نوشتن برنامه ریزیokr  هرگز فراموش نکنید.

مدل برنامه ریزی okr

مدل برنامه ریزی okr را باید یک روش مدرن بر اساس رویکرد برنامه ریزی سریع دانست. در این برنامه ریزی کلیه هدف ها با نتیجه های آن ها برای شما آشکار می شود.

در بحث نمره گذاری مدل برنامه ریزی okr باید بدانید که حد فاصل بین نمرات 0.6 تا 0.7 مورد قبول است و نمرات دیگر در پایان نتایج باید برای شما یک تجربه کاری شود تا در خصوص تعاریف بعدی در okr کلیه اصول را رعایت کنید.

وجود مدل برنامه ریزی okr علاوه بر برنامه ریزی دقیق برای شرکت ها برای انگیزه گرفتن کارکنان نیز مفید است. Okr خود از دو بخش تشکیل شده است. بخش اهداف و نتایج کلیدی.

به دنبال وجود این دو بخش باید اینگونه رفتار نمود در ابتدا باید هدف های مورد نظر شرکت در بازه زمانی سه ماه تا یک سال است و می خواهیم به آن برسیم را یاد داشت نموده و در قدم بعدی سنج ها را مشخص سازیم.

اگر می خواهید okr را در کار ها و یا روزمرگی خود پیاده سازی نمایید باید از این ۶ مرحله عبور کنید.

مشخص کردن هدف نهایی و ماموریت بلند مدت زندگی خود

این مرحله از مراحل مهم در okr است که باید با مشخص کردن مسیر کلی و هدف اصلی، حرکت خود به سمت مسیر را در زمان مشخص شده آغاز کنید.

کوتاه کردن هدف بزرگ به هدف های کوچکتر

این مرحله نیز یک مرحله حیاتی و مهم در رسیدن به اهداف مورد نظر است که در آن باید ابتدا عواملی را که بر روی رسیدن به هدف اثر بخشی بیشتری دارند را مشخص سازید و سپس با کنار زدن عوامل کم اثر در رسیدن به هدف اصلی سعی و تلاش داشته باشید.

شناسایی کردن و تعیین نتایج کلیدی

در این قسمت لازم است تا نتیجه کلیدی در رسیدن به هدف ها را مشخص سازیم

توجه فرمایید که نتایج مشخص شده حتما قابل ارزیابی و اندازه گیری باشند تا این چنین در بررسی و برنامه ریزی اصولی پیش رفته باشیم.

بهتر است دائم از خود بپرسید چرا؟

در زمان برنامه ریزی در خصوص رسیدن به اهداف در هر قدم از خود بپرسید که چرا اینکار را قرار است انجام دهید؟ مثال در برنامه روزمره  بپرسید چرا بهتر است ورزش صبحگاهی انجام دهید؟ ورزش چه تاثیری بر روی زندگی روزانه ما می گذارد؟

سعی کنید در این مراحل با یک دوست همراه شوید

بهتر است با یک دوست تمام این مراحل را انجام دهید. با این کار می توانید انگیزه خود را برای نوشتن برنامه ریزی روزانه بیشتر کنید.

بهتر است هر چند هفته نتایج را بررسی نموده و با وضعیت خود مقایسه کنید

با بررسی وضعیت خود در هر چند هفته سعی کنید نتایج مثبت و منفی را مشخص سازید با این عمل می توان در یک زمان کوتاه به کار های بیشتری برسید و عواملی که در پیشرفت شما مانع شده بودند را تشخیص دهید.

مزیت های برنامه ریزی OKR

برنامه‌ریزی OKR (هدف و کلیدی نتایج) یک روش برنامه‌ریزی است که برای تعیین هدف‌ها و اندازه‌گیری پیشرفت در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این روش مزایای زیادی دارد که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

تعیین هدف‌های روشن: با استفاده از OKR، هدف‌های واضح و قابل اندازه‌گیری برای سازمان تعیین می‌شوند. این امر باعث افزایش شفافیت و درک عمومی درباره اهداف سازمان می‌شود و تمرکز کارکنان را بر روی اهداف مشخص می‌کند.

تمرکز بر نتایج کلیدی: OKR به صورت خاص بر تعیین و اندازه‌گیری نتایج کلیدی تمرکز دارد. این موضوع به معنای تمرکز بر نتایج و عملکرد واقعی است و نه فقط روی فعالیت‌ها یا تلاش‌هایی که ممکن است به نتیجه منجر شوند. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به سمت اهداف مهم و موثرتر حرکت کنند.

انعطاف‌پذیری و تغییرپذیری: با استفاده از برنامه‌ریزی OKR، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا به راحتی هدف‌ها و نتایج کلیدی خود را بر اساس تغییرات در محیط کسب و کار تغییر دهند. این روش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت واکنش نشان دهند و اولویت‌ها را تغییر دهند.

ایجاد انگیزه و تعهد: OKR برای ایجاد انگیزه و تعهد در کارکنان بسیار موثر است. با تعیین هدف‌های جذاب و قابل دستیابی و ارتباط مستقیم آن‌ها با اهداف سازمان، کارکنان ترغیب می‌شوند تا بهترین خود را ارائه دهند و به دستاوردهای بزرگ سازمان کمک کنند.

ایجاد هماهنگی و همکاری: OKR به صورت عمومی در سازمان ارتقاء می‌یابد و همه را به یک هدف مشترک همگام می‌کند. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند تا بر روی اولویت‌های مشترک تمرکز کنند و با همکاری و هماهنگی بیشتر، بهترین نتیجه را بدست آورند.

انطباق با استراتژی سازمان: برنامه‌ریزی OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هدف‌ها و نتایج خود را با استراتژی کلی سازمان هماهنگ کنند. این روش از تمرکز بر روی اهداف استراتژیک سود می‌برد و از تعامل بین اهداف مختلف سازمان جلوگیری می‌کند.

توسعه فردی و حرفه‌ای: OKR به کارکنان امکان می‌دهد تا به طور فردی به هدف‌های شخصی خود متعهد شوند و رشد حرفه‌ای خود را تسریع کنند. با تعیین هدف‌های خود و تمرکز بر روی نتایج کلیدی، کارکنان قادر خواهند بود توانمندی‌های خود را تقویت و بهبود دهند.

اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت: OKR به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا پیشرفت خود را به صورت مستمر اندازه‌گیری و پیگیری کنند. با تعیین معیارهای قابل اندازه‌گیری برای نتایج کلیدی، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی پیشرفت خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز تغییرات لازم را ایجاد کنند.

افزایش تعامل و بازخورد: OKR فرصتی را برای تعامل و بازخورد فراهم می‌کند. با تمرکز بر نتایج کلیدی و پیشرفت هفتگی یا ماهیانه، کارکنان و مدیران می‌توانند به صورت منظم بررسی کنند که آیا در مسیر صحیح قرار دارند و آیا نیاز به تغییر استراتژی یا اقداماتی دیگر وجود دارد.

ارتباط و شفافیت سازمانی: OKR به عنوان یک سیستم ارتباطی موثر عمل می‌کند که به تمامی اعضای سازمان اجازه می‌دهد تا اهداف و پیشرفت سازمان را بشناسند. این روش باعث بهبود شفافیت سازمانی می‌شود و تمام اعضا را در جهت مشترکی یکپارچه می‌کند.

همانطور که پیش تر نیز ذکر نمودیم okr ها را می توان به مدت سالانه در جهت رسیدن به اهداف بزرگتر و یا ماهانه در جهت رسیدن به اهداف در کوتاه مدت تنظیم نمود. اهداف مربوط به دوره های سالانه باید به صورت استراتژیک توسط سازمان ها تنظیم شوند. با توجه به این عمل می توان درک بهتری برای آسانتر شدن بین استراتژی شرکت و تبدیل آن ها به اهداف شرکت داشت. اما OKR های چند ماهه برای تیم ها تعیین می شود. با این امر می توان بازیابی و بررسی کامل هدف ها و نتایج آن ها در یک بازه زمانی کوتاه و مشخص را داشت. اگر با توجه به طی نمودن مسیر متوجه به دست آمدن نتیجه دلخواه نشده باشید می توانید هر چه سریع تر استراتژی های خود را تغییر دهید.

برای پیاده‌سازی برنامه‌ریزی OKR در سازمان خود، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

درک مفهوم OKR: ابتدا باید با مفهوم و اصول برنامه‌ریزی OKR آشنا شوید. بخوبی درک کنید که OKR چگونه کار می‌کند و چگونه می‌تواند به سازمان شما کمک کند.

تعیین اهداف استراتژیک: مهمترین قدم در پیاده‌سازی OKR، تعیین اهداف استراتژیک سازمان است. این اهداف باید با استراتژی کلی سازمان هماهنگ شوند و از اهداف بلندمدت سازمان تبعیت کنند.

تعیین Objectives (هدف‌ها): بر اساس اهداف استراتژیک، هدف‌هایی که می‌خواهید در یک دوره زمانی مشخص به دست آورید را تعیین کنید. هدف‌ها باید مرتبط، قابل اندازه‌گیری و الهام‌بخش باشند.

تعیین Key Results (نتایج کلیدی): برای هر هدف، نتایج کلیدی مشخص کنید که نشان دهنده پیشرفت و دستیابی به هدف هستند. این نتایج باید قابل اندازه‌گیری، محدود و محقق‌پذیر باشند.

ارتباط بین هدف‌ها و نتایج کلیدی: هر هدف باید با چندین نتیجه کلیدی مرتبط باشد. این ارتباط باید مشخص و قابل فهم باشد تا همه اعضای سازمان بتوانند درک کنند که هدف‌ها و نتایج کلیدی چگونه به یکدیگر مرتبط هستند.

تعیین مدت زمان و فاصله زمانی: برای هر دوره OKR، مدت زمان مشخصی را تعیین کنید که در آن به دستاوردهای مورد انتظار برسید. همچنین، فاصله زمانی برای بررسی پیشرفت و ارزیابی OKR‌ها را نیز تعیین کنید.

ارزیابی و پیگیری: پس از تعیین OKR‌ها، باید پیگیری و ارزیابی پیشرفت آن‌ها را در طول دوره انجام دهید. می‌توانید از نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت عملکرد استفاده کنید تا پیشرفت را به صورت مستمر پیگیری کنید و بازخورد به‌روز را به اعضای سازمان ارائه دهید.

تغییر و بهبود مداوم: اگر در طول اجرای OKR بهمشکلات یا چالش‌هایی برخورد کردید، از این تجربه‌ها برای بهبود روند استفاده کنید. بازخوردهایی که از اعضای سازمان دریافت می‌کنید را مورد توجه قرار داده و اصلاحات لازم را انجام دهید.

انتشار و اطلاع‌رسانی: OKR‌ها را به اعضای سازمان اعلام کنید و مطمئن شوید که همه افراد درک کافی از مفهوم OKR و اهداف سازمانی دارند. از مکانیزم‌های ارتباطی موجود در سازمان مانند نشریات داخلی، جلسات تیمی و نرم‌افزارهای مشارکتی استفاده کنید.

آموزش و پشتیبانی: آموزش افراد در استفاده از روش‌ها و ابزارهای مربوط به OKR بسیار مهم است. برای اطمینان از پیاده‌سازی موفق OKR، آموزش‌ها، راهنماها و پشتیبانی مناسب را فراهم کنید.

انعطاف‌پذیری و تطبیق: تغییرات در استراتژی سازمان، شرایط بازار و فاکتورهای دیگر ممکن است نیاز به تغییر در OKR داشته باشند. از انعطاف‌پذیری و تطبیق با موقعیت‌های جدید استفاده کنید و OKR‌ها را به‌روزرسانی کنید.

به‌یاد داشته باشید که پیاده‌سازی موفق OKR نیازمند همکاری و تعامل بین تمام اعضای سازمان است. هماهنگی و ارتباط مداوم با تیم‌ها و اعضای سازمان را تأمین کنید تا همه به گونه‌ای به OKR مشارکت کنند که به دستاوردهای مشترک سازمان کمک کند.

سخن آخر:

برنامه ریزی okr در حال حاضر با توجه به کارایی که در یک سازمان دارد یک ابزار مهم مدیریتی محسوب می شود. پس نتیجه می گیریم که هدف اصلی هرچه که باشد با توجه به قابلیت های که OKR ها دارند به سمت هدف اصلی اوج می گیریم.

می توان با وجود okr به شناسایی مواردی در شکست و موفقیت پرداخت موانع را شناسایی کرد و آن ها را از سر راه کنار زد okr با توجه به نوع طراحی خود به صورت خودکار تنظیم هدف و عملکرد ها را به روند بهبود بیشتر سوق می دهد.